¿Qué es la Línea Ética?
La Línea Ética es un servicio de reporte de denuncias, dilemas y consultas éticas y de cumplimiento que se ofrece a los diferentes Grupos de Interés (colaboradores, proveedores y contratistas, la comunidad, clientes, accionistas, medios de comunicación y el gobierno) para dar a conocer una situación que involucre un posible comportamiento inadecuado de los empleados incluida la alta dirección de Efigas, así como a sus contratistas, que viole lo establecido en el Código de Conducta.
Las consultas o denuncias podrán ser recibidas a través de cualquiera de los siguientes canales:
Página web: lineaeticadistribuidoras.ethicspoint.com
Línea telefónica: 018009110011. Cuando el operador lo solicite marque el código (844) 608-3624
Correo electrónico: lineaetica@efigas.com.co
¿Quién gestiona la Línea Ética (canal web y telefónico)?
La gestiona EthicsPoint, un contratista que es un tercero independiente. El propósito de la independencia de EthicsPoint es ofrecer a los grupos de interés un nivel adicional de comodidad, seguridad y confidencialidad al momento de recepcionar su consulta o denuncia. El correo electrónico es administrado directamente por el Oficial de Cumplimiento.
¿Cuándo debo usar la Línea Ética?
Cuando conozca, le informen y esté involucrado en una situación, tenga inquietudes o un problema ético o de cumplimiento que prefiera que gestione un tercero en lugar de tratarlo directamente con su responsable o con otra persona del trabajo. La decisión de usar la Línea Ética es totalmente voluntaria.
¿Cómo uso la Línea Ética?
La Línea Ética dispone de tres formas de comunicar la información:
a) A través de una línea telefónica gratuita, disponible las 24 horas del día, durante los siete días de la semana todos los días del año. Cuando llame, un especialista de EthicsPoint, con la formación profesional adecuada, lo guiará a través de una serie de preguntas para identificar los detalles relevantes de la denuncia o consulta.
Si desea indicar su nombre e información de contacto, dicho especialista anotará también esos datos. Si lo desea, puede mantenerse en el anonimato y no revelar su identidad.
EthicsPoint no realizará ningún esfuerzo por hacer un seguimiento de la llamada ni adoptará medidas para conocer su identidad. Si decide identificarse cuando se ponga en contacto con la Línea Ética, Efigas se esforzará, dentro de lo posible, por mantener su nombre confidencial durante la investigación o el seguimiento del caso.
Al final de la llamada, el especialista le hará un resumen de lo que ha informado y efectuará los cambios necesarios para asegurarse que está satisfecho con la información proporcionada y ésta es fiel a su informe de denuncia, dilema o consulta.
b) Mediante el portal de comunicación web que está disponible desde cualquier sitio que se tenga acceso a Internet. En él se le solicitan los mismos tipos de detalles sobre su pregunta o problema que en el sistema telefónico. También puede elegir, mantenerse en el anonimato, y EthicsPoint no intentará hacer un seguimiento de su dirección web o de identificarle de otro modo.
Al igual que el sistema telefónico, el sistema del portal de comunicación web está disponible las 24 horas del día, durante los siete días de la semana todos los días del año. Puede acceder al sistema desde cualquier ordenador con acceso a Internet.
c) A través del correo electrónico, el cual tiene disponibilidad permanente. A diferencia de los dos canales previos, el correo es administrado por el Oficial de Cumplimiento y llega directamente a los servidores de EFIGAS.
Usted podrá mantener su anonimato, pero queda el registro de su correo electrónico.
¿Puedo tener problemas si denuncio a través de la Línea Ética?
No. La Línea Ética se le ofrece para que pueda usarla y estar protegido. Efigas prohíbe estrictamente que se tomen represalias de cualquier tipo contra las personas que hayan elegido usar la Línea Ética para denunciar de buena fe problemas éticos.
¿Cómo realizo una adecuada denuncia?
Teniendo a la mano toda la información de modo, tiempo y lugar. Es decir, cómo, cuándo y dónde y que sea verificable. Si por ejemplo se trata de un contrato, tenga a mano el número, el lugar en el que ocurrió la posible falta y la fecha aproximada.
¿Qué sucede si se trata de una emergencia?
Los motivos de inquietud sobre una amenaza inmediata de daño corporal o a la propiedad no deberían ser denunciados a EthicsPoint. Si necesita ayuda en caso de emergencia, debe ponerse inmediatamente en contacto con los servicios de emergencia locales (Policía, Ambulancia, Bomberos, Defensa Civil, etc.) o si es un tema relacionado con la prestación del servicio de gas natural domiciliario marcando al teléfono 164.
¿Qué ocurre cuando presento una denuncia, una consulta o un dilema?
Todos los informes de denuncia, dilemas o consultas, ya se realicen por teléfono o por Internet, son revisados de forma oportuna por especialistas de EthicsPoint, con la formación profesional adecuada. Los informes se envían posteriormente al Oficial de Cumplimiento de la empresa.
¿Puedo registrar un informe parcial y volver a ingresar luego para completarlo?
No. Como el portal de comunicación web de EthicsPoint expirará la sesión en caso de que no se realice ninguna actividad durante varios minutos, debe elegir un momento y un lugar en el que pueda utilizar el sistema para completar el informe de una vez.
¿Es segura la Línea Ética?
Sí. Los informes de denuncia se envían directamente al servidor seguro de EthicsPoint para evitar cualquier posible infracción de la seguridad. Solo un número muy reducido y seleccionado de personal de Efigas tiene acceso a estos informes. El objetivo de la Línea Ética es facilitar el flujo libre de información y ofrecer una forma segura a los diferentes Grupos de Interés de expresar sus preguntas, preocupaciones o situaciones inadecuadas.
¿Puedo mantenerme en el anonimato?
Sí. Puede mantenerse en el anonimato. Ninguna persona de EthicsPoint o de Efigas realizará algún esfuerzo por identificarlo.
¿Si me mantengo en el anonimato, cómo recibo información sobre el estado del reporte?
Si decide presentar su informe de forma anónima, se le facilitará un número de reporte y creará una contraseña, asegúrese de anotar estos datos y de guardarlos en un lugar seguro. A partir de ese momento, podrá usarlos para volver a ponerse en contacto con EthicsPoint y comprobar el estado de su reporte, proporcionar más información o responder a preguntas de seguimiento del personal que esté verificando su situación.
Si me mantengo en el anonimato, ¿Cómo pueden los investigadores ponerse en contacto conmigo con fines de seguimiento?
Cuando se le proporciona el número de reporte y la contraseña, puede hacer un seguimiento de lo informado con EthicsPoint a través de Internet o por teléfono. Si un verificador desea ponerse en contacto con usted por algo relacionado con el reporte, este podrá dejarle un mensaje o realizarle una pregunta a través del sistema con el fin de tener mayor claridad en el análisis de la situación.
¿Qué tipo de cosas se reportan, denuncian o consultan?
A través de la Línea Ética se reportan comportamientos inadecuados de los empleados incluida la alta dirección de Efigas, así como de sus contratistas y que violan los principios y valores establecidos en el Código de Conducta. También se reportan posibles vulneraciones a otras políticas y manuales establecidas en la organización.
¿Cómo consulto la respuesta a mi denuncia y consulta?
Para consultar cuál es la respuesta a la denuncia, consulta o dilema realizado, debe acceder al sistema y seleccionar “Para darle seguimiento a su Reporte ya existente, por favor haga clic aquí: seguimiento a reporte existente” utilizando el número de reporte y contraseña que obtuvo cuando informó la situación.
Si ya no trabajo en Efigas, ¿puedo denunciar?
Sí. Utilizando la dirección electrónica o las líneas telefónicas. Sin embargo, la situación debe relacionar un comportamiento inadecuado de los empleados incluida la alta dirección de Efigas, así como a sus contratistas para poder hacer la verificación por parte del Oficial de Cumplimiento.
¿Cómo me aseguran la confidencialidad?
El operador de la Línea Ética, Navex Global, garantiza la confidencialidad y seguridad en su reporte. En la página usted también tendrá la opción de conservar el anonimato una vez informe la situación.
Me da miedo denunciar, ¿qué hago?
Puede presentar su denuncia de manera anónima sin necesidad de dar sus datos personales por la línea ética o la página web. Sin embargo, el detalle de la información clara y respetuosa contribuye con la gestión que se debe realizar por el área de Cumplimiento. En caso de que se requiera información adicional, usted puede brindar un correo anónimo o consultar el sistema con frecuencia.